สำหรับหลายบริษัท ค่าใช้จ่ายด้านเครื่องพิมพ์อาจดูเหมือนเป็นต้นทุนเล็ก ๆ เมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายหลักของธุรกิจ แต่หากองค์กรมีเครื่องพิมพ์หลายเครื่อง และต้องพิมพ์เอกสารทุกวัน ต้นทุนค่าหมึก อาจสะสมจนกลายเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนมากในแต่ละเดือน

โดยเฉพาะฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายขาย คลังสินค้า และแอดมิน ที่ต้องพิมพ์ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบส่งของ ใบสั่งซื้อ และเอกสารภายในอย่างต่อเนื่อง

ข่าวดีคือ บริษัทสามารถ ลดต้นทุนค่าหมึก ได้โดยไม่จำเป็นต้องลดคุณภาพงานพิมพ์ หากเริ่มบริหารตั้งแต่การเลือกเครื่องพิมพ์ การเลือกตลับหมึก การคำนวณต้นทุนต่อแผ่น ไปจนถึงการจัดการสต็อกหมึกอย่างเป็นระบบ

บทความนี้ Chromix Thailand จะสรุป 7 วิธีลดต้นทุนการพิมพ์ในสำนักงาน ที่สามารถนำไปใช้ได้จริง และเหมาะกับทั้งธุรกิจขนาดเล็ก สำนักงานทั่วไป และองค์กรที่มีเครื่องพิมพ์หลายเครื่อง

1. อย่าดูแค่ราคาเครื่องพิมพ์ ให้ดูต้นทุนต่อแผ่นด้วย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือ บริษัทเลือกซื้อเครื่องพิมพ์จากราคาเครื่องที่ถูกที่สุด โดยไม่ได้ดูว่าตลับหมึกของเครื่องนั้นมีราคาเท่าไร

ในความเป็นจริง ค่าเครื่องอาจเป็นค่าใช้จ่ายเพียงครั้งเดียว แต่ค่าหมึกเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซ้ำตลอดอายุการใช้งาน

ดังนั้นก่อนซื้อเครื่อง ควรดู Cost per Page หรือ ต้นทุนต่อแผ่น ควบคู่กัน

ต้นทุนต่อแผ่น = ราคาตลับหมึก ÷ จำนวนหน้าที่พิมพ์ได้

ตัวอย่างแบบง่าย

• ตลับ A ราคา 2,000 บาท พิมพ์ได้ 2,000 หน้า = 1 บาทต่อหน้า
• ตลับ B ราคา 900 บาท พิมพ์ได้ 1,800 หน้า = 0.50 บาทต่อหน้า

แม้ตลับ B จะพิมพ์ได้น้อยกว่าเล็กน้อย แต่ต้นทุนต่อแผ่นอาจต่ำกว่ามาก

2. เลือกใช้หมึกเทียบคุณภาพดีในงานที่เหมาะสม

หนึ่งในวิธีที่ช่วยลดต้นทุนได้ชัดเจนคือ การพิจารณา หมึกเทียบคุณภาพดี สำหรับงานเอกสารทั่วไป

เช่น

• ใบเสนอราคา
• ใบแจ้งหนี้
• ใบส่งของ
• เอกสารบัญชี
• ใบปะหน้า
• เอกสารภายในบริษัท

หมึกเทียบที่มีคุณภาพเหมาะสม สามารถช่วยลดต้นทุนต่อตลับ และลดต้นทุนต่อแผ่นได้

สิ่งสำคัญคือไม่ควรเลือกจากราคาถูกที่สุดเพียงอย่างเดียว แต่ควรดู

• ความเข้ากันได้กับรุ่นเครื่อง
• คุณภาพผงหมึก
• ชิป
• ความคมชัด
• ความสม่ำเสมอของงานพิมพ์
• บริการหลังการขาย

3. แยกประเภทงานพิมพ์ก่อนเลือกหมึก

บริษัทไม่จำเป็นต้องใช้หมึกประเภทเดียวกับงานทุกประเภท

ตัวอย่างเช่น

• เอกสารภายในสามารถใช้หมึกเทียบคุณภาพดี
• งานที่ลูกค้าต้องเห็นอาจเลือกหมึกที่เน้นความคมชัดมากขึ้น
• งานที่มีเงื่อนไขเฉพาะอาจต้องใช้หมึกแท้

การแบ่งประเภทงานก่อน ช่วยให้บริษัทเลือกต้นทุนให้เหมาะกับแต่ละงาน แทนการใช้วัสดุสิ้นเปลืองราคาแพงกับทุกหน้า

4. ใช้โหมดประหยัดหมึกกับเอกสารภายใน

เครื่องพิมพ์หลายรุ่นมี Draft Mode, EconoMode หรือ Toner Save Mode

โหมดเหล่านี้ช่วยลดปริมาณหมึกที่ใช้ต่อหน้า และเหมาะกับเอกสารที่ไม่จำเป็นต้องมีความเข้มสูง

เช่น

• เอกสารร่าง
• เอกสารภายใน
• เอกสารสำหรับตรวจสอบข้อมูล
• แบบฟอร์มที่ใช้ชั่วคราว

แต่สำหรับเอกสารที่ต้องส่งให้ลูกค้า ควรกลับมาใช้โหมดคุณภาพปกติ เพื่อให้ข้อความมีความคมชัด

5. ลดการพิมพ์ซ้ำโดยตั้งค่าระบบให้ถูกต้อง

ต้นทุนที่ถูกมองข้ามคือ การพิมพ์ผิดแล้วต้องพิมพ์ใหม่

เช่น

• ตั้งค่ากระดาษผิด
• เลือกขนาด A4/A3 ผิด
• พิมพ์หน้าเกิน
• พิมพ์สีโดยไม่จำเป็น
• เลือกเครื่องผิดตัว
• ตั้งค่าความละเอียดสูงเกินความจำเป็น

หากเกิดบ่อย จะทำให้ทั้งหมึกและกระดาษสูญเสียไปโดยไม่จำเป็น

บริษัทจึงควรตั้งค่า Default ให้เหมาะกับงาน และให้พนักงานตรวจ Print Preview ก่อนพิมพ์

6. ควบคุมสต็อกหมึกให้เป็นระบบ

อีกปัญหาที่พบได้บ่อยในสำนักงานคือ ซื้อหมึกซ้ำ ซื้อผิดรุ่น หรือมีหมึกบางรุ่นค้างสต็อกจนไม่ได้ใช้

วิธีแก้คือ

• ทำรายการเครื่องพิมพ์ทั้งหมดในบริษัท
• ระบุว่าแต่ละเครื่องใช้หมึกรุ่นไหน
• กำหนด Minimum Stock
• ตรวจสอบยอดคงเหลือเป็นประจำ
• กำหนดผู้รับผิดชอบการเบิกหมึก

ตัวอย่างตารางง่าย ๆ

7. เลือกผู้จำหน่ายที่ช่วยดูแลได้ ไม่ใช่แค่ขายถูก

สำหรับองค์กร ราคาหมึกไม่ใช่ต้นทุนเพียงอย่างเดียว

หากซื้อหมึกราคาถูก แต่ไม่มีคนช่วยเมื่อเกิดปัญหา บริษัทอาจต้องเสียเวลามากกว่าเงินที่ประหยัดได้

ผู้จำหน่ายที่เหมาะกับลูกค้าองค์กรควรช่วยได้ในเรื่อง

• ตรวจสอบรุ่นหมึกก่อนสั่งซื้อ
• แนะนำรุ่นที่เหมาะกับเครื่อง
• ช่วยวิเคราะห์ปัญหาเบื้องต้น
• มีสินค้าพร้อมซื้อซ้ำ
• มีบริการหลังการขาย

หากบริษัทมีเครื่องพิมพ์หลายรุ่น สามารถส่งรายการเครื่องมาให้ Chromix Thailand ช่วยตรวจสอบรุ่นหมึกได้

ส่งรุ่นเครื่องให้ Chromix ช่วยเช็กหมึก

หมึกเทียบช่วยลดต้นทุนได้แค่ไหน?

จำนวนที่ประหยัดได้จริง ขึ้นอยู่กับรุ่นเครื่อง ราคาหมึก ปริมาณงานพิมพ์ และจำนวนเครื่องในองค์กร

หลักการที่ควรใช้คือ อย่าดูแค่ราคาต่อตลับ แต่ควรดูผลรวมตลอดทั้งปี

ตัวอย่างเช่น หากบริษัทใช้หมึก 10 ตลับต่อเดือน และสามารถลดต้นทุนได้ 300 บาทต่อตลับ

300 × 10 × 12 = 36,000 บาทต่อปี

เพียงเปลี่ยนวิธีจัดซื้อ ก็อาจลดค่าใช้จ่ายได้หลายหมื่นบาท โดยยังใช้เครื่องพิมพ์ชุดเดิม

อย่าลดต้นทุนจนกระทบงาน

การประหยัดที่ดี ไม่ควรทำให้พนักงานทำงานยากขึ้น

หากเลือกหมึกที่ราคาถูกมาก แต่เกิดปัญหาบ่อย เช่น

• พิมพ์จาง
• หมึกรั่ว
• เครื่องไม่อ่านชิป
• งานพิมพ์ไม่สม่ำเสมอ
• ต้องเปลี่ยนตลับก่อนเวลา

อาจทำให้ต้นทุนแฝงสูงกว่าที่ประหยัดได้

ดังนั้นควรเลือก จุดสมดุลระหว่างราคา คุณภาพ และความเสถียร

บริษัทควรใช้หมึกแท้หรือหมึกเทียบ?

ขึ้นอยู่กับนโยบายและลักษณะงาน

Chromix Thailand ช่วยลดต้นทุนสำนักงานได้อย่างไร?

Chromix Thailand มุ่งเน้นหมึกเทียบคุณภาพสูง สำหรับผู้ใช้งานที่ต้องการ ลดต้นทุนงานพิมพ์โดยไม่ลดคุณภาพเอกสาร

เราช่วยลูกค้าได้ตั้งแต่

• ตรวจสอบว่ารุ่นเครื่องใช้หมึกอะไร
• แนะนำหมึกเทียบที่ตรงรุ่น
• ช่วยลดความผิดพลาดในการสั่งซื้อ
• รองรับการซื้อซ้ำสำหรับสำนักงาน
• ให้คำแนะนำก่อนและหลังการขาย

หากบริษัทมีเครื่องพิมพ์หลายรุ่น สามารถส่งรายการเครื่องให้ทีมงานช่วยจัดกลุ่มรุ่นหมึก เพื่อให้การจัดซื้อทำได้ง่ายขึ้น

ช่องทางเลือกซื้อหมึก Chromix Thailand

• เว็บไซต์ Chromix Thailand: ดูสินค้าหมึก Chromix ทั้งหมด
• Shopee Chromix Thailand: เลือกซื้อสินค้าผ่าน Shopee
• LINE Official: สอบถามรุ่นหมึก ราคา และการใช้งาน

เช็กลิสต์ลดต้นทุนค่าหมึกสำหรับสำนักงาน

สรุป: ลดต้นทุนค่าหมึกได้ โดยไม่ต้องลดคุณภาพงาน

การ ลดต้นทุนค่าหมึก ไม่ได้หมายความว่าบริษัทต้องเลือกสินค้าที่ถูกที่สุด

สิ่งที่สำคัญกว่าคือ การเลือกเครื่องและหมึกให้เหมาะกับลักษณะงาน คำนวณต้นทุนต่อแผ่น ลดการพิมพ์ที่ไม่จำเป็น ควบคุมสต็อก และเลือกผู้จำหน่ายที่สามารถช่วยดูแลได้

สำหรับงานเอกสารทั่วไป หมึกเทียบคุณภาพดี สามารถเป็นหนึ่งในวิธีลดต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะบริษัทที่พิมพ์เอกสารจำนวนมาก

หากต้องการดูสินค้าหมึกเทียบสำหรับสำนักงาน สามารถเข้าไปที่ หน้าร้าน Chromix Thailand หรือสั่งซื้อผ่าน Shopee Chromix Thailand

หากไม่แน่ใจว่าเครื่องของบริษัทใช้หมึกรุ่นไหน สามารถส่งรายการรุ่นเครื่องมาให้ทีมงานตรวจสอบผ่าน LINE Official Chromix Thailand ได้